Office365- מים שקטים חודרים עמוק

Office365- מים שקטים חודרים עמוק

Office365- מים שקטים חודרים עמוק

ליאור לבנת (MCT), אוקטובר 2018

 

למרות הנטיה לחשוב על ה-365 כפתרון של Microsoft לנושא העלויות הגבוהות של הרכישה של חבילת האופיס המוכרת והוותיקה, מערכת ה-365 לעסקים היא הרבה מעבר לכך.

כיום ארגונים רוכשים פתרון 365 בראש ובראשונה לאחת משתי מטרות עיקריות:

  1. פתרון לחבילת האופיס הכולל בתוכו יתרונות חבויים רבים.
  2. פתרון מיילים לארגון על מנת לחסוך בהקמה ותחזוקה של מערך שרתי Exchange עבור הארגון.

אבל, כפי שמתגלה מהר מאוד, הפתרון כולל הרבה מעבר לכך והארגון מוצא עצמו נהנה, או עם פוטנציאל להנות, ממגוון פתרונות ויתרונות לתחומים רבים, וכל זאת ללא תוספת מחיר וכחלק מהחבילה הנרכשת.

כאשר אנו עומדים בפני בחירת חבילת ה-365 המתאימה עבור הארגון, לרוב ניקח בחשבון רק את השימושים אותם אנו דורשים בעת קבלת ההחלטה.

האם זה הדבר הנכון לעשות?

חבילות ה-365 מגוונות מאוד ומשתנות בהתאם לצרכים הארגוניים. בעוד שהחבילות הבסיסיות כוללות רק שרותי Exchange On-Line וחלק מהארגונים יכולים להסתפק בכך, אם נחשוב ונסתכל קדימה ברמה הארגונית, נגלה שנוכל לקבל חבילות הכוללות גם שירותים משמעותיים וחשובים נוספים היכולים בהחלט להוות Game Changer עבור הארגון בהתנהלות הדיגיטלית שלו, גם בתוך הארגון וגם כלפי חוץ:

  • OneDrive For Business עם נפח של 1TB לכל משתמש.
  • Skype For Business המאפשר שיחות Full HD, שיחות ועידה, זימון לשיחות ואף אפשרות לבצע Broadcast ל- 10000 משתתפים.
  • SharePoint לשיתוף משאבים לפי פרויקטים ופלטפורמה ליצירת אתר אינטראנטי.
  • Microsoft Teams לשיתוף משאבים לקבוצות עבודה.
  • Yammer- רשת חברתית פנים-ארגונית.

מכאן נוכל להתקדם לחבילות נוספות, הכוללות גם Office365, המספק לנו מגוון יתרונות נוספים כגון:

  • התקנה על עד 5 התקנים מכל סוג לכל משתמש (5 עמדות עבודה, 5 התקנים ניידים).
  • שימוש ב- Office Online גם לעריכה (במכשירים תומכים, כולל ניידים).
  • אופיס בגרסה מלאה (מה שבעבר נקרא Pro), הכולל גם יישומים מתקדמים כגון Access.
  • עדכונים שוטפים לגרסאות באופן אוטומטי.

מעבר לכך, ניתן גם להוסיף אפליקציות Office שונות כגון:

  • Microsoft Visio
  • Microsoft Project

חשוב גם להבין כי חבילות ה-365 אותן אנו בוחרים הן עבור כל משתמש באופן נפרד, דבר הנותן לארגון גמישות ולהקצות את החבילה המתאימה למשתמש המתאים ולשנותה בכל רגע נתון ובאופן מיידי בהתאם לצרכים.

בארגוני Enterprise אנו מוסיפים מגוון גדול של מאפייני אבטחה כגון MFA- Multi Factor Authentication, כמו-גם מאפייני שמירה על תקנים- Security & Compliance כגון היכולת לשמור על פריטים שאנו מוחקים ללא מגבלה (פריטים לעולם לא נמחקים בפועל, וניתן להגיע אליהם גם לאחר מחיקה).

חלק גדול מהעיסוק שלי הוא בהטמעה בארגונים קטנים כגדולים. אחד האתגרים המהותיים הוא הטמעת הכלים הללו בארגון, באופן שבו העובדים יוכלו לנצל את הכלים על מנת לשפר את הפרודוקטיביות מחד, ומאידך- לנצל את עלויות ההשקעה של הארגון ברכישה, הטמעה וראורגניזציה של המערכות.

על מנת לעשות זאת, אנו משלבים כלים שונים כגון הדרכת משתמשים, הדרכת מנהלי רשת, יצירת סרטוני הדרכה קצרים על הפונקציות השונות וקידום הנושא אצל העובדים בדרכים שונות.